Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
Делопроизводство
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Термины “делопроизводство” и “документационное обеспечение управления” (ДОУ) в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – “документационное обеспечение управления” подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.
Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.
Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Наряду с организацией документооборота в понятие “организация работы с документами” входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.
Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):
- документирование деятельности;
- организация работы с официальными документами.
Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.
Три источника и три составные части ДОУ
Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.
Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).
- Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
- Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
- Систематизация архива документов.