Проект – это временное предприятие, осуществляемое с целью создания уникального продукта или услуги. Это комплексное, не повторяющееся, одномоментное мероприятие, ограниченное по времени, бюджету, ресурсам, а также четкими указаниями по выполнению, разработанными под потребности заказчика.
Управление проектом – это применение специальных знаний, методов и инструментов для удовлетворения или превышения требований и ожиданий от проекта всех заинтересованных лиц. Это приложение знаний, опыта, методов и средств к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников проекта, это планирование, организация, мониторинг и контроль всех аспектов проекта, а также мотивация всех участников проекта для достижения его целей в предусмотренное время, с согласованной стоимостью и качеством работ.
Отличительные характеристики проекта:
- Уникальность.
- Проект – это процесс создания результата.
- Жизненный цикл – наличие точек начала и окончания.
- Ограниченные ресурсы.
- Руководитель проекта и команда проекта.
Проекты – инструмент развития организации
Два способа развития организации:
- Плавное развитие – медленное стабильное увеличение количества и объема производства основных видов продукции, услуг, расширение рынков, увеличение численности персонала.
- Скачкообразное развитие – развитие происходит отдельными скачками, которые не укладываются в рамки плавного развития.
Проекты – инструмент скачкообразного развития
Методы УП позволяют:
- Определить цели проекта и провести его обоснование (когда это необходимо).
- Выявить структуру проекта (подцели, основные этапы работы).
- Определить необходимые объёмы и источники финансирования.
- Определить сроки выполнения проекта, составить график его реализации, рассчитать необходимые ресурсы.
- Рассчитать смету и бюджет проекта.
- Планировать и учитывать риски.
- Обеспечить контроль за ходом выполнения проекта и многое другое.
Процессы управления проектами
Процессы управления проектом – процессы описания, организации и выполнения работы над проектом.
Процессы управления проектом применимы к большинству проектов.
Продуктно-ориентированные процессы – касаются спецификации и производства продукта – определяются проектным циклом и относятся к результату проекта.
Часть управления проектами, включающая в себя процессы, обеспечивающие включение в проект всех необходимых работ и только необходимых работ для успешного завершения проекта.
Управление содержанием проекта состоит из:
- Инициации – санкционирования проекта или его фазы.
- Планирования содержания – разработки документированной Констатации содержания, как основы для принятия будущих решений по проекту.
- Определения содержания – подразделения основных результатов проекта на меньшие, более управляемые компоненты.
- Подтверждения содержания – формализации принятия содержания проекта.
- Управления изменениями содержания – управление изменениями, вносимыми в содержание проекта.
Управление сроками
Часть управления проектами, включающая в себя процессы, обеспечивающие своевременное выполнение проекта.
Управление сроками проекта состоит из:
- Определения состава операций – определения конкретных операций, которые необходимо выполнить для получения различных результатов проекта.
- Определение взаимосвязи операций – определения и документирования взаимозависимостей между операциями.
- Оценки длительности операций – оценки количества рабочих периодов, необходимых для выполнения отдельных операций.
- Составления расписания – составления расписания проекта с учетом взаимосвязей операций, их длительностей и потребностей в ресурсах.
- Управления расписанием – управления изменениями расписания проекта.
Управление стоимостью
Часть управления проектами, включающая в себя процессы, обеспечивающие выполнение проекта в рамках утвержденного бюджета.
Управление стоимостью проекта состоит из:
- Планирования ресурсов – определения ресурсов (людей, оборудования, материалов) и их количеств, необходимых для выполнения операций проекта.
- Оценки стоимости – оценки стоимости ресурсов, необходимых для выполнения операций проекта.
- Разработки бюджета – приложение стоимостных оценок к отдельным операциям проекта.
- Управления стоимостью – управления изменениями бюджета проекта.
Управление качеством.
Часть управления проектами, включающая в себя процессы, необходимые для того, чтобы гарантировать, что проект удовлетворить те потребности, ради которых он был предпринят.
Управление качеством проекта состоит из:
- Планирования качества – определения стандартов качества, которые соответствуют проекту, и средств удовлетворения этих стандартов.
- Подтверждения качества – регулярной общей оценки исполнения проекта с целью подтверждения того, что проект удовлетворяет принятым стандартам качества.
- Управления качеством – контроля определенных результатов проекта с целью определения их соответствия принятым стандартам качества и определения путей устранения причин неудовлетворительного исполнения.
Управление человеческими ресурсами.
Часть управления проектами, включающая в себя процессы, необходимые для наиболее эффективного использования людей, вовлеченных в проект.
Управление человеческими ресурсами проекта состоит из:
- Организационного планирования – определения, документирования и назначения проектных ролей, ответственностей и отношений отчетности.
- Назначения персонала – привлечения необходимых человеческих ресурсов для назначения и работы в проекте.
- Развития команды – развития индивидуальной и групповой компетентности с целью улучшения выполнения проекта.
Управление взаимодействием в проекте.
Часть управления проектами, включающая в себя процессы, необходимые для своевременной и соответствующей подготовки, сбора, распределения, хранения и конечного использования проектной информации.
Управление взаимодействием в проекте состоит из:
- Планирования взаимодействия – определения потребностей участников проекта в информации, и взаимодействии: кому и какая информация нужна, когда она необходима и каким образом будет предоставляться.
- Распределения информации – своевременного обеспечения участников проекта необходимой информацией.
- Отчетности по исполнению – сбора и распространения информации по исполнению. Она включает в себя информацию о текущем состоянии, измерение хода работ и прогнозирование.
- Административного завершения – подготовки, сбора и распространения информации с целью формализации завершения фазы или всего проекта
Управление рисками проекта.
Управление рисками проекта – это систематический процесс идентификации, анализа и реагирования на проектные риски Он включает максимизацию вероятности наступления и последствий благоприятных событий и минимизацию вероятности наступления и последствий, неблагоприятных по отношению к целям проекта событий.
Управление рисками состоит из:
- Планирования управления рисками – определения подходов и планирования действий по управлению рисками проекта.
- Идентификации рисков – определения рисков, способных повлиять на проект и документирования их характеристик.
- Качественной оценки рисков – проведения качественного анализа рисков и условий для определения их приоритетов по влиянию на цели проекта.
- Количественной оценки рисков – оценки вероятности и последствий рисков и определения их влияния на цели проекта.
- Планирования реагирования – разработки процедур и методик для реализации благоприятных возможностей и снижения угроз для целей проекта.
- Мониторинга и управления рисками – мониторинга оставшихся рисков, идентификации новых рисков, исполнения планов по снижению рисков и оценки их эффективности на протяжении жизненного цикла проекта.
Управление контрактами проекта.
Часть управления проектами, включающая в себя процессы, необходимые для получения продуктов и услуг, обеспечивающих исполнение содержания проекта, вне исполняющей организации.
Управление контрактами проекта состоит из:
- Планирования контрактов – определения предмета и сроков поставок.
- Планирования заявок – документирования требований к продукту и определения потенциальных источников.
- Получения предложений – получения расценок, заявок, оферт или предложений от потенциальных поставщиков.
- Выбора поставщиков – выбора среди потенциальных поставщиков.
- Администрирования контрактов – управления взаимоотношениями с поставщиками.
- Закрытия контрактов – завершения и проведения взаиморасчетов по контрактам, включая разрешение спорных вопросов.
Для внедрения УП в организации необходимо:
Во-первых, специальное подразделение, организующее и координирующее реализацию всех наиболее важных для компании проектов.
Во-вторых, руководители всех уровней, обученные современной методологии управления проектами.
В-третьих, налаженная система учета средств, которые инвестируются в наиболее важные направления деятельности – проекты, и возможность контроля полученных результатов в любой момент времени.
В-четвертых, нормативная и регламентирующая документация предприятия, определяющая основные процессы управления проектами.
В-пятых, специальное программное обеспечение для управления проектами, которое обеспечивает эффективное оперативное управление этими проектами, независимо от удаленности участников проектов друг от друга.